Social Media Redaktionsplanung: so funktioniert’s!

Eine klassische Frage, die beim Kennenlernen zwischen Agentur und Kunde aufkommt ist, wie der Redaktionsplan Social Media bisher gestaltet wurde. Hier gibt es meistens die gleichen Antworten:

• “Eine genaue Planung war bisher eher relativ, wir haben einfach gepostet!”
• “Wir haben einfach immer an Tag X und Y gepostet!”
• “Was ist eine Redaktionsplanung?”

Im folgenden Blogbeitrag geben wir Einblicke in die Redaktionsplanung in Hinblick auf verschiedene Tools, Strategien und den Vorgang der Planung an sich!

Wozu ein Redaktionsplan für Social Media?

Wie der Name schon sagt: Ein Redaktionsplan hilft bei der genauen Planung des Contents. Er ist die Umsetzung gewordene Content Strategie und das wichtigste Tool in der monatlichen, unternehmensinternen Abstimmung zwischen Social Media Management, Marketing, Unternehmenskommunikation oder HR-Abteilung. Und im Falle der Einschaltung einer Social Media Agentur, die für Redaktion und Community Management verantwortlich ist, ist er die redaktionelle „Geschäftsgrundlage“ für die tägliche Arbeit zwischen Kunde und Agentur. Damit wird er auch zu einem wichtigen Dokument, das den zu postenden Content verbindlich zwischen den Partnern vereinbart.

Was der Redaktionsplan festlegen sollte:

• Welche Communities sind Teil der Planung?
• Wie viele Postings sollen auf welchen Communities umgesetzt werden?
• An welchen Wochentage soll gepostet werden? Zu welchen Uhrzeiten?
• Welche Formate werden dabei eingesetzt? (Fotos, Videos, Reels, Stories, Guides etc.)
• Wie lauten die passenden Postingtexte? Welcher Link soll Verwendung finden? Werden Emojis im Text eingesetzt?
• Sollen einzelne/alle Postings mit Ad Spend hinterlegt werden? Wie viel?

Zudem können Hinweise auf vermehrten Überwachungsbedarf im Hinblick auf Nachfragen oder Kommentare aus der Community hinterlegt werden. Etwa, wenn die Marke eine Aktion oder ein Event im Markt läuft, zu dem erhöhte Aktivitäten seitens der User zu erwarten sind.

Auch Hinweise auf parallel laufende Performance-Kampagnen auf Facebook/Instagram und/oder Google Ads oder sogar klassische Vkf- oder Werbemaßnahmen können im Redaktionsplan vermerkt und mit dem Redaktionsplan besser verzahnt werden. Auch können Leerpostings eingeplant werden, die dann tagesaktuell geplant und umgesetzt werden.

Wann fange ich mit der Redaktionsplanung an?

Hier unterscheiden wir grundlegend in zwei Kategorien:

• Always-On Content
• Kampagne

Always-On Content bezeichnet den täglichen Content, welcher über die Social Networks geteilt wird. Die Planung dieses Contents wird (meistens) in Monatsabständen geplant. So wird der Always-On Content bereits Mitte des Monats für den Folgemonat fertiggestellt. Dieser Content ist agil, sollte beispielsweise eine wichtige Neuigkeit veröffentlicht werden, können Always-On Postings für diese Neuigkeiten / Updates getauscht werden.

Kampagnen gehen in den sozialen Netzwerken meistens mehrere Wochen lang und laufen neben dem Always-On Content. Die Redaktionsplanung für eine Kampagne ist häufig aufwendiger, da jedes Posting einen tieferen Sinn verfolgt als beispielsweise der Always-On Content. Hier muss erstmals geklärt werden, wie viele Postings in welchem Zeitraum veröffentlicht werden. Um die Always-On und Kampagnen Postings nicht zu vermischen, lohnt sich die Aufteilung in verschiedene Tabellenblätter!

Die Erfahrung zeigt: Um eine Kampagne “sicher” über die Bühne zu bringen, sollten die Postings (samt Absprachen und Freigaben) bereits 2 Wochen vor Kampagnenstart fertiggestellt sein. Das hat den Vorteil, dass spontane Änderungen (welche häufiger auftreten als man glauben mag) leicht eingebaut werden können, ohne den Zeitplan durcheinander zu bringen.

Wie kann ich meinen Redaktionsplan erstellen?

Ein Redaktionsplan klingt sofort nach teuren Tools und einer langen Einarbeitung in diese Tools. Aber einen Redaktionsplan kann man auch ohne “professionelle” Tools erstellen, beispielsweise mit den verschiedenen (kostenfreien) Tools von Google Drive!

Online Google-Tabellen

Bei Google Drive ist es sehr leicht einen (kostenlosen) Account zu erstellen und eine Tabelle zu erstellen. Diese Tabelle sieht (fast) genauso aus wie jene, die man aus Excel kennt.

Bei der Erstellung eines Redaktionsplans in einer solchen Tabelle ist die Beschriftung das A und O. Auf einen Blick müssen mehrere Dinge klar sein:

• Wann geht das Posting raus?
• Wie sieht das Motiv / Video zum Posting aus und wo liegt es ab?
• Was soll im Text (der Caption) stehen?

Weitere wichtige Punkte könnten beispielsweise auch Ad-Ziele und Budgets sein.

Um diese Beschriftung bestmöglich zu gestalten, haben wir hier einige Tipps, welche sich aus der Praxis bewährt haben:

• Für jeden Monat / jede Kampagne wird ein neues Tabellenblatt genutzt.
• In der linken Spalte wird das Datum + der Wochentag aufgeschrieben.
• In der obersten Zeile werden Überschriften für die Spalten festgelegt, wie beispielsweise: Text, Motiv, Link, etc.

Mit dieser Beschriftung kann man nun Postings in die Felder, zum jeweiligen Datum, eintragen und sieht alle benötigten Informationen auf einen Blick. Sollte jetzt beispielsweise ein Kunde oder Kollege in den Plan schauen, sei es aus Interesse oder einer Vertretung, findet er oder sie sich direkt zurecht!

Ein weiterer Pluspunkt für eine Google Tabelle ist die Möglichkeit, den Link für andere freizugeben. So können Kunden zur Ansicht freigeschaltet werden, sodass sie nur Lesezugriff haben, Kollegen können als Mitarbeiter freigeschaltet werden und alles im Plan anpassen. Durch den Mitarbeiter Zugriff können auch mehrere Kollegen gleichzeitig und live an einem Redaktionsplan arbeiten!

Google Tabellen lassen sich zu jedem Zeitpunkt in verschiedenen Versionen (Excel, PDF, HTML, etc.) herunterladen und verschicken.

Online Google Präsentationen

Eine weitere einfache und kostenlose Methode, einen Redaktionsplan zu erstellen, ist mit einer Google Präsentation.

Auch sie können kostenlos in Google Drive erstellt und für andere freigegeben werden. Sie sollten ebenfalls alle nötigen Informationen, welche ein Posting betreffen, auf einer Slide festhalten.

Unsere Praxis-Tipps für eine erfolgreiche Redaktionsplanung mit Google Präsentationen:

• Für jedes Posting wird eine neue Folie (Slide) erstellt.
• Das Datum wird in der Überschrift aufgenommen.
• Text und Motiv werden jeweils links und rechts auf der Folie eingefügt.

Weitere Informationen, wie Ad-Ziel, Budget, etc., können mithilfe von neuen Textfeldern, oder als Kommentar, festgehalten werden.

Der Vorteil einer Google Präsentation ist, dass die einzelnen Folien übersichtlicher sind, als eine Tabelle, dafür ist die Tabelle in ihrer Gesamtheit übersichtlicher als die (ganze) Präsentation.

Google Präsentationen lassen sich ebenfalls in verschiedenen Formaten (PowerPoint, PDF, HTML, etc.) herunterladen und können mit dem Link an Kunden / Kollegen verschickt werden.

Wichtig: Sollten sich Videos (beispielsweise Reels) in der Präsentation befinden, sollten diese in den gleichen Ordner (in der Drive) gepackt werden, wie die eigentliche Präsentation. Diese Videos müssen separat zur Präsentation auch noch einmal freigegeben werden, ansonsten spielen sie bei (ggf.) nicht richtig ab!

Welche Tools gibt es für Redaktionspläne?

Selbstverständlich gibt es auch in diesem Bereich viele Tools und Apps, die bei der Erstellung solcher Pläne Unterstützung leisten. Im folgenden Teil des Blogbeitrags stellen wir zwei klassische Tools vor, die „quasi jeder Social Media Manager kennt“! Selbstverständlich gibt es noch viele weitere Tools die für die Redaktionsplanung genutzt werden können.

Facelift

Ein Tool, welches fast jeder Social Media Manager kennt, ist Facelift. Facelift kostet einen monatlichen Beitrag, bietet dafür aber viele Features und Support.

Bei Facelift können Postings direkt eingeplant werden, hierfür müssen die Meta-Konten (also FB und IG) vorher mit dem Tool verknüpft werden. Nun kann ausgesucht werden, ob ein Posting auf FB oder IG, mit welchem Text, Motiv oder Video, an welchem Tag und zu welcher Uhrzeit erscheinen soll.

Besonders für Abstimmungen lohnt sich Facelift. Sollten Postings eingeplant sein, kann der Kunde diese direkt sehen und durch einen Klick freigeben oder ablehnen. Sollte ein Posting abgelehnt werden, kann man auch direkt einen Kommentar dazu verfassen (beispielsweise mit Feedback).

Brandwatch – Falcon.io

Brandwatch ist ein Social Listening Tool und screent das Internet nach zuvor ausgewählten Schlagworten. So lässt sich beispielsweise ein Shitstorm abwenden, da man früh auf Texte / Kommentare antworten kann.

Falcon.io ist eines der einfachsten Tools für die Redaktionsplanung und inzwischen ein Teil von Brandwatch. Falcon bietet viele Möglichkeiten, einen Redaktionsplan nach den individuellen Bedürfnissen zu gestalten. Das Tool kann sowohl von Agentur- als auch von Kundenseite genutzt werden, um Pläne und Postings abzustimmen.

Auch diese Tools kosten einen monatlichen Beitrag.

Fazit: Ein Redaktionsplan darf in keiner Social Media Strategie fehlen!

Auch heute noch wird die “Social Media Welt” teils belächelt und “nebenbei” betrieben. Mal hier, mal da wird ein Posting abgesetzt und wenn mal 3 Wochen nichts passiert, ist das ja “auch okay”. Social Media ist mehr als in unserer Mitte angekommen und wird von jeder Generation aktiv genutzt (mal mehr, mal weniger).

Ein Redaktionsplan hilft dabei, den Überblick über den eigenen Content (oder Content für Kunden) zu erhalten und diesen zu behalten. Auf dem Markt gibt es viele verschiedene Tools, die Agenturen, Unternehmen oder auch Selbstständige ganz leicht (und teils kostenlos!) unterstützen.

Gerne helfen wir Euch dabei, einen Redaktionsplan und eine kleine Strategie zu entwerfen. Dies können wir beispielsweise bei einem Workshop in unserer schönen Agentur in Bahrenfeld machen – leckere Franzbrötchen gibt es auch!